Eine Analyse der Softwarelandschaft von Kulturbetrieben sowie Trägerinnen und Trägern zeichnet ein deutliches Bild: Viele Institutionen verfügen über eine heterogene und komplexe Softwarelandschaft mit unterschiedlichen, häufig nicht miteinander verbundenen Systemen, beispielsweise im Bereich Ticketing, CRM, Finanzen, Personalverwaltung, Disposition, Lagerwirtschaft oder auch Archivwesen. Die Verwendung von Insellösungen bringt jedoch Herausforderungen mit sich: Daten werden beispielsweise oft nicht zentralisiert zusammengeführt, Schnittstellen sind nur teilweise vorhanden. Eine konsolidierte Sicht auf die verschiedenen Abteilungen und insbesondere Leistungen einer Institution ist damit kaum möglich. Die interne Zusammenarbeit wird erschwert und das Controlling voraussichtlich beeinträchtigt. Darüber hinaus kann die Verwendung von verschiedenen Systemen auch zu ineffizienten Prozessen und höheren Kosten führen.
Ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) trägt dazu bei, diese Probleme zu lösen, denn mit diesem werden Geschäftsprozesse optimiert und automatisiert. Es verbindet verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzen, Controlling, Personalwesen, Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement und ermöglicht bei entsprechender fokussierter Implementierung einen reibungsloseren Informationsfluss. Das Ziel ist eine effiziente Steuerung aller Ressourcen eines Betriebs durch eine übergreifende Software. Durch die zentrale Datenspeicherung können Informationen in Echtzeit abgerufen werden, was zu effizienteren Arbeitsabläufen und verbesserter Zusammenarbeit führt. Die Auswahl eines geeigneten Systems erfordert gute Vorbereitung; individuelle Anforderungen und Prozesse einer Einrichtung sollten in Form eine Lastenheftes vor einer Ausschreibung definiert und nachvollziehbar gemacht werden.
Obwohl ERP-Systeme umfassende und damit einflussreiche Tools sind, können sie nicht alle spezifischen Anforderungen und Prozesse der Nutzenden abdecken. In vielen Fällen ist es notwendig, zusätzliche spezialisierte Software-Anwendungen zu verwenden, die auf die Anforderungen im Bereich Kultur, Bildung oder Entertainment zugeschnitten sind. Zum Beispiel benötigt ein Theater oder eine Veranstaltungsstätte eine spezifische Software für die Disposition (z. B. thea.soft, Rubin, OPAS oder KOKOS.event). Um sicherzustellen, dass sich die verschiedenen Anwendungen und Daten effektiv austauschen können, werden Schnittstellen und „Integrationstools“ eingesetzt. Auch diese muss vor einer Vergabe entsprechend berücksichtigt sein.
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess, der gut vorbereitet sein muss. Mit unserer Erfahrung bei der Planung, Beschaffung, Vergabe und Implementierung eines solchen, unterstützen wir Sie gern.
—
Ein Newsbeitrag von Jonas Salzer, Beratung.