Ein Projekt zu öffnen und einen größeren Personenkreis zu beteiligen – sei es am eigenen Haus oder aber die breite Öffentlichkeit – bietet eine Reihe von Vorteilen; Sie erhalten beispielsweise ein umfangreicheres Meinungsbild und der eingebundene Personenkreis kann gestaltend am Prozess und damit an Endergebnissen mitwirken. Erfahrungsweise stellt sich dadurch eine höhere Akzeptanz dieser Ergebnisse ein.
Beteiligungsformate können eine Vielzahl von Projektarten bereichern. Ob Digitalisierungsstrategie, Sanierungs- oder Neubauprozesse oder aber eine Kulturentwicklungsplanung; das letzte Beispiel ist hier mitunter das weitreichendste, weil ggf. ein ganzes Land mit eingebunden sein muss. Dies erfordert neben der Einbindung der relevanten Akteurinnen und Akteure und der „breiten“ Öffentlichkeit auch die fortlaufende Information über den Prozess. Um Sie bei der Formatauswahl zu unterstützen, werden im Weiteren unterschiedliche Formen der Beteiligung betrachtet.
1) Transparenz und Information über ein Projekt
Wenn Sie einen Personenkreis über den Stand eines Projektes an wichtigen Punkten informieren möchten, dann eignet sich eine Informationsveranstaltung. Diese kann z. B. zu Beginn des Projektes sowie an wichtigen Meilensteinen im Prozess und abschließend am Ende des Projektes stattfinden. Dabei wird ein ausgewählter Personenkreis (z. B. Stakeholder/-innen, politische Entscheidungstragende) oder die Öffentlichkeit über den Prozess informiert und hat Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Informationsveranstaltungen können sowohl analog als auch digital stattfinden.
2) Beteiligung
2.1) Sammeln von Input
Um den Input einer größeren Gruppe zu einem bestimmten Thema oder zu einer bestimmten Fragestellung zu erhalten (z. B. Welche Nutzungen wünschen Sie sich zukünftig in der örtlichen Bibliothek?), eignen sich Formate, die eine möglichst große Personenzahl einbinden und gleichzeitig Austausch gewährleisten können. Hier sind zum Beispiel Präsenzformate wie das „World Café“ oder „Fishbowl“ zu empfehlen. Dabei werden beim „World Café“ an unterschiedlichen Stationen im Raum verschiedene Themen diskutiert. Die Diskussion ist weniger durch einen/-e Moderator/-in gesteuert, sondern wird von den einzelnen Teilnehmenden übernommen. Diese können immer wieder zwischen den Stationen wechseln. Bei der „Fishbowl“ ist eine fokussierte Diskussion möglich, die durch einen Moderator/-In begleitet wird. Dabei diskutiert ein kleiner Kreis von Teilnehmenden die Fragestellung. Die Zusammensetzung des Teilnehmenden-Kreises verändert sich immer wieder, so dass auch hier viele unterschiedliche Personen eingebunden werden. Die genannten Formate sollten idealerweise zu Beginn eines Prozesses durchgeführt werden, um im Anschluss die Ergebnisse kondensieren und in die weitere Erarbeitung des Ergebnisses miteinfließen lassen zu können.
2.2) Feedback zu erarbeiteten Ergebnissen
Falls Sie im Prozess bereits Ergebnisse erarbeitet haben und für diese Feedback von einer breiten Öffentlichkeit einholen möchten, eignet sich zum Beispiel eine Online-Plattform mit Feedbackfunktion. In dieser können z. B. erarbeitete Texte hochgeladen, kommentiert und virtuell diskutiert werden. Das Feedback kann dann im Nachgang ausgewertet und eingearbeitet werden. Wichtig ist dabei aber auch, die Kommentare redaktionell zu betreuen.
3) Beteiligung festgelegter Gruppen
Wenn Sie einen festgelegten Personenkreis (z. B. Mitarbeitende einer Institution) bereits definiert haben, gibt es zwei Möglichkeiten: Das eine ist die Durchführung von Interviews. Diese haben den Vorteil, dass die Personen in einer Vertrauensatmosphäre Meinungen äußern können und diese dann ggf. anonymisiert in den Prozess einfließen. Alternativ besteht bei kleineren Gruppen auch die Möglichkeit zur Durchführung von Workshops. Der Vorteil von Workshops ist, dass zusammen an Themen gearbeitet werden kann und hier ein gemeinsames Ergebnis und eine gemeinsame Meinungsfindung stattfindet. Beide Formate können sowohl analog als auch digital durchgeführt werden.
4) Meinungsbild eines bestimmten Adressatenkreises oder der Öffentlichkeit
4.1) Aufnahme Stimmungsbild (nicht repräsentativ)
Ein Meinungsbild eines bestimmten Personenkreises oder der Öffentlichkeit kann eine wichtige Entscheidungsgrundlage für einen Prozess bieten. So können beispielsweise Bedürfnisse und Wünsche verschiedener Zielgruppen (z. B. Besuchende des eigenen Hauses, Museen eines Landes) aufgenommen oder Herausforderungen, vor denen Akteurinnen und Akteure stehen, identifiziert werden. Ein Meinungsbild kann mit Interviews (persönlich, via Videocall oder telefonisch) aufgenommen werden, dabei orientiert sich das Gespräch anhand eines Interviewleitfadens. Ebenso kann ein ausgewählter Adressatenkreis (wie z. B. Museen) oder eine breite Öffentlichkeit durch eine Umfrage befragt werden. Der kosteneffizienteste Weg ist dabei die Durchführung einer Online-Befragung, wenn auch telefonische oder persönliche Befragungen möglich sind. Zu beachten ist dabei, dass diese Art der Befragung nur ein Stimmungsbild der befragten Personen zeigt und nicht zwingend repräsentativ ist. Alternativ können auch Fokusgruppengespräche dazu dienen, Meinungen einzelner Gruppen aufzunehmen. Bei einem Fokusgruppengespräch werden Personen einer bestimmten Zielgruppe befragt (z. B. Seniorinnen und Senioren oder Abonnementen und Abonnentinnen eines bestimmten Theaters).
4.2) Repräsentative Befragung
Neben einer Aufnahme eines Stimmungsbildes bestimmter Personen ist es ebenso möglich eine repräsentative Befragung (online oder telefonisch) aufzusetzen. Repräsentativ bedeutet, dass die Befragten die entsprechenden Anteile in der Bevölkerung (vgl. Zensus) abbilden. Dieser Beteiligungstypus ermöglicht Ihnen eine realistische Einschätzung zu den befragten Themen in der Bevölkerung (z. B. Welche Gruppe ist mit welchen Angeboten zufrieden?) und liefert damit eine wertvolle Möglichkeit Optimierungspotenziale aufzuzeigen (z. B. Für welche Gruppe müssen wir Angebote ausbauen?).
Ein wichtiger Aspekt bei einem Beteiligungsprozess ist, die Meinung, die Sie von den im Prozess eingebundenen Personen erhalten, entsprechend in das Projekt einzubinden. Falls Sie sich gerade auf einen Beteiligungsprozess vorbereiten und noch Fragen haben, kommen Sie gerne auf uns zu.
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Ein Impulsbeitrag von Jessica Kirchner-Wagner, Beratung und Frank Schellenberg, Geschäftsleitung.