Warum ein Data Warehouse für Kulturinstitutionen zu einem zentralen Erfolgsfaktor werden kann

Vor dem Hintergrund stagnierender und rückläufiger öffentlicher Fördermittel, zunehmender Berichtspflichten und veränderten Ansprüchen durch Politik und Gesellschaft, müssen sich Kulturinstitutionen perspektivisch resilienter und effizienter aufstellen, um ihren kulturellen Auftrag auch zukünftig wirkungsvoll erfüllen zu können.

In der Praxis bleiben jedoch viele relevante Informationen – von Ticketverkäufen über Besuchsstatistiken bis hin zu Budget- und Nachhaltigkeitskennzahlen – unverbunden in isolierten Datensilos. Dadurch bleiben wertvolle Erkenntnisse ungenutzt. Ein integriertes Konzept, das sich in anderen Branchen bereits bewährt hat, bietet hier einen holistischen Lösungsansatz: Das Data Warehouse.

Was ist ein Data Warehouse?
Ein Data Warehouse bezeichnet eine zentrale Plattform, die Daten aus verschiedenen Quellsystemen (z. B. Ticketing, ERP, CRM, Disposition) zusammenführt und somit ein konsolidiertes Fundament für Analysen, Berichte und datenbasierte Entscheidungen schafft. ETL-Prozesse (Extrahieren, Transformieren, Laden) ermöglichen die Integration und Harmonisierung der Daten. Nach der Extraktion aus den Quellsystemen werden die Daten transformiert, bereinigt und vereinheitlicht. Anschließend werden sie strukturiert in das Data Warehouse geladen und abgespeichert.
Als „single source of truth“ integriert das Data Warehouse heterogene Daten und ermöglicht so einen einheitlichen Blick auf den gesamten Datenbestand, Kennzahlen und Zusammenhänge einer Organisation.
Das Data Warehouse bildet also das datentechnische Fundament für eine evidenzbasierte Entscheidungsfindung in Kultureinrichtungen. Für den Zugriff auf das Data Warehouse nutzen Anwendende üblicherweise BI-Werkzeuge oder Abfrageoberflächen. Eine weitere Option ist die Einrichtung von Teildatenbanken, so genannte Data Marts, die einzelnen Abteilungen den Zugriff auf relevante Kennzahlen ermöglichen, ohne das Gesamtsystem zu überlasten.

Vorteile für Kulturinstitutionen auf einen Blick
Ein Data Warehouse versetzt Kulturinstitutionen in die Lage, strategische und operative Entscheidungen auf einer konsistenten Datenbasis zu treffen. Die wichtigsten Vorteile sind:

So können Data-Warehouse-Lösungen die Steuerungsfähigkeit und Zukunftssicherheit von Kulturinstitutionen stärken.

Den Herausforderungen bei der Einführung mit Strategie begegnen
Trotz großer Potenziale bringt die Einführung einer Data-Warehouse-Lösung auch Herausforderungen mit sich, insbesondere angesichts begrenzter Ressourcen:

• Ressourcen & Know-how: Aufbau und Betrieb erfordern Investitionen und Expertise. Wichtig ist eine schrittweise, strategisch geplante Umsetzung.
• Datenqualität & Integration: Heterogene Formate und unvollständige oder doppelte Daten erschweren die Harmonisierung. Schnittstellen müssen geschaffen, Begrifflichkeiten vereinheitlicht und klare Zuständigkeiten definiert werden (Data Governance).
• Kultureller Wandel: Datenbasierte Entscheidungsprozesse verändern Routinen. Frühzeitige Einbindung, Schulungen und praxisnahe Anwendungsbeispiele fördern Akzeptanz.
• Datenschutz & Sicherheit: Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert klare Zugriffsregeln, DSGVO-Konformität und IT-Sicherheit.
• Digitale Souveränität: Viele Einrichtungen möchten die Kontrolle über ihre Daten behalten. Die Wahl technischer Lösungen sollte daher langfristige Datenverfügbarkeit sichern.

Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Chancen: Mit einer klaren Strategie wird das Data Warehouse vom technischen Projekt zum Motor organisatorischer Entwicklung.

Praxisbeispiel – Datenraum Kultur
Ein Beispiel, wie eine zentrale und sichere Dateninfrastruktur im Kulturbereich konkret aussehen kann, liefert der aktuell im Aufbau befindliche „Datenraum Kultur“, der unter anderem von acatech entwickelt wird.
Ziel ist es, eine souveräne Plattform für den strukturierten Austausch und die vernetzte Nutzung von Kulturdaten zu schaffen – über Institutionen, Sparten und Bundesländer hinweg.
Der „Datenraum Kultur“ zeigt exemplarisch, wie sich das Prinzip eines Data Warehouses auch auf eine sektorübergreifende Ebene übertragen lässt: Daten werden harmonisiert, Silos aufgebrochen und neue, datenbasierte Geschäftsmodelle ermöglicht.
actori hat das Projekt mit einer umfassenden Marktanalyse begleitet und dabei sowohl das Marktpotenzial als auch Bedarfe, Nutzungsinteressen und Zahlungsbereitschaft potenzieller Teilnehmerinnen und Teilnehmer untersucht. Die Ergebnisse lieferten wichtige Entscheidungsgrundlagen für die strategische Weiterentwicklung des Projekts.
Mit dieser Erfahrung und tiefem Branchenverständnis unterstützt actori Kultureinrichtungen auch bei der Einführung eigener Data-Warehouse-Lösungen – von der initialen Bedarfsanalyse über die technische und organisatorische Konzeption bis hin zur Umsetzung und Implementierung.

Als ganzheitlicher Partner auf dem Weg der digitalen Transformation begleitet actori Kulturinstitutionen dabei, ihre Daten nutzbar zu machen, digitale Souveränität zu sichern und neue Handlungsspielräume für eine zukunftsfähige Kulturarbeit zu schaffen. Actori unterstützt Sie und Ihre Organisation gerne auf ihrem Weg der digitalen Transformation – sprechen Sie uns gerne an (team@actori.de)

Quellen:
1) acatech – Deutsche Akademie der Technikwissenschaften. (o. J.). Datenraum Kultur. Zugriff am 13. Juni 2025, von https://www.acatech.de/projekt/datenraum-kultur/
2) American Alliance of Museums. (2017). The power of applied data for museums. Zugriff am 13. Juni 2025, von https://www.aam-us.org/2017/01/17/the-power-of-applied-data-for-museums/
3) Kulturstiftung der Länder. (2023). Digitalität und digitale Transformation im Kulturbereich – Handlungsempfehlungen an die Bundesländer. Zugriff am 13. Juni 2025, von https://www.kmk.org/fileadmin/pdf/PresseUndAktuelles/2023/2023_10_11Gutachten_KulturMK_DigitaleTransformation.pdf#:~:text=Insgesamt%20besteht%20bei%20Kulturinstitutionen%20ein,benutzen%2C%20wie%20sie%20in%20der
4) Odgers Berndtson. (2023). The Digital Renaissance of the Arts & Culture Industry. Zugriff am 13. Juni 2025, von https://www.odgers.com/insights/the-digital-renaissance-of-the-arts-culture-industry/
5) Oracle. (o. J.). Was ist ein Data Warehouse? Zugriff am 13. Juni 2025, von https://www.oracle.com/de/database/what-is-a-data-warehouse/

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Ein Impulsbeitrag von Bartu Zeybek, Beratung.