Mit Projektportfolio zu nachhaltiger Wirksamkeit

Projektiertes Arbeiten ist nichts Neues für den Kulturbetrieb. Oft wird der Projektbegriff dabei aber unscharf verwendet. Daueraufgaben, Einzelmaßnahmen und projektgebundene Aufgaben landen zuweilen alle in einem großen „Projekttopf“. Das liegt auch an den vielfältigen Anforderungen, die an Kulturorganisationen herangetragen werden. Gerade neu hinzukommende Tätigkeiten werden überwiegend als „Projekt“ aufgenommen und als solches weitergeführt, selbst wenn sich die ursprüngliche Projektaktivität zu einer neuen Bestandsaufgabe entwickelt hat. Die Fülle an Aufgaben kann Ressourcen und Personal überfordern. Um als Organisation nachhaltig wirksam zu bleiben, ist es wichtig, den Überblick zu behalten und genau zu priorisieren, was strategisch sinnvoll ist.

Bei dieser Ausgangslage geht actori – beispielsweise im Zusammenhang von Organisationsuntersuchungen – folgendermaßen vor:

• Bestehende Projekte werden auf ihren Projektcharakter hin untersucht. Projekte werden dabei verstanden als: Einmalige, zeitlich begrenzte Vorhaben mit klar definiertem Ziel und einer dezidierten Projektorganisation. Am Beispiel eines Theaters wäre die Neueinführung eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) ein Projekt, das mit der Etablierung der neuen Prozesse und Systemlandschaften abgeschlossen ist.
• Aufgaben, die dauerhaft anfallen oder zeitlich begrenzt sind, aber regelmäßig nach gleichem Schema ablaufen (Standardprojekte) werden von Projekten abgegrenzt. Um am Beispiel des neuen CRM-Systems im Theater zu bleiben wären damit verbundene Aufgaben, wie die Pflege von CRM-spezifischen Kunden/-innen-Daten nicht mehr dem Projekt zuzuordnen. Zwar war das CRM-Projekt der Anlass für die neue Aufgabe. Diese besteht aber nach Einführung des Systems fort und wird zur neuen Daueraufgabe, die vom bestehenden Personal abgedeckt werden muss.
• Die verbleibenden genuinen Projekte werden anhand eines Projektportfolios auf Basis von Aufwand und Wirkung eingeordnet.

Die Positionierung in den vier Quadranten des Portfolios erlaubt eine zielführende strategische Einordnung:

Die Einordnung liefert erste praktische Hinweise zum Umgang mit den einzelnen Projekten und schafft Übersichtlichkeit in der Vielfalt wichtiger Themen. Die Analyse anhand des Projektportfolios sorgt für Transparenz bei Leitung und Mitarbeitenden. Dies hilft bei der zweckmäßigen Verteilung von Personalkapazitäten auf Dauer- und Projektaufgaben, der Entscheidung zur externen Vergabe von Aufgaben oder der Entscheidung gegen ein Projekt. Mithilfe des Projektportfolios lässt sich eine strategische Herangehensweise realisieren. Sie ermöglicht den zweckmäßigen Einsatz von (Personal-)Ressourcen und nachhaltige Wirksamkeit des Betriebs.

Dies ist eines von vielen Instrumenten, das die actori GmbH zusammen mit ihren Kundinnen und Kunden nutzt, um strategische Herausforderungen zu bewältigen.

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Ein Beitrag von Ian McMillan, Beratung.