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Mehr Raum für das Wesentliche: KI gezielt im Kulturbetrieb einsetzen

Abstrakte Malerei in rot, pink, lila und blau ineinander verlaufende Farbflaechen
shutterstock//wedphotoline
Aktuelles I Foto: Igor Omilaev, unsplash

Kultureinrichtungen stehen vor einer wesentlichen Herausforderung: Erwartungen wachsen, Ressourcen bleiben knapp, und der Alltag lässt kaum Raum für die wirklich wesentlichen Dinge und neue Ideen. Künstliche Intelligenz kann dabei ein wirksamer Hebel sein, um Prozesse zu entlasten und mehr Raum für das zu schaffen, was wirklich zählt: die künstlerische und kuratorische Arbeit. Viele Einrichtungen warten auf den richtigen Moment: mehr Budget, mehr Personal, eine ausgereifte Strategie. In anderen Branchen zeigt sich jedoch längst, dass der entscheidende Vorteil nicht denen gehört, die am längsten planen, sondern denen, die früh anfangen, Erfahrungen sammeln und Kompetenzen aufbauen.¹ Der erste Schritt muss nicht groß sein. Eine vollständige Strategie muss nicht vorliegen, um loszulegen; sie entwickelt sich oft gerade dann am klarsten, wenn erste praktische Erfahrungen vorliegen. Wer anfängt, lernt. Und wer lernt, plant besser.

[Wenn im Folgenden von Künstlicher Intelligenz die Rede ist, meinen wir Systeme, die konkrete, klar abgegrenzte Aufgaben übernehmen: von der Analyse und Klassifikation von Datenbeständen bis zur Erstellung von Texten, Bildbeschreibungen oder personalisierten Empfehlungen.²]

In drei Schritten zum Einstieg
Erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen zu sammeln und sich schrittweise vorzutasten, braucht keine perfekte Ausgangslage. KI-Anwendungen entfalten ihren größten Mehrwert dort, wo sie an realen Herausforderungen anknüpfen und sich in bestehende Prozesse einfügen. Der Einstieg beginnt deshalb nicht mit der Technologie, sondern mit einem gezielten Blick auf den Alltag. Die folgenden drei Schritte geben Ihnen Orientierung, wie der Anfang in Ihrer Institution gestaltet werden kann.

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Engpass identifizieren: Wo KI sofort entlastet – gemeinsam Zeitfresser identifizieren

Zunächst stehen folgende Fragen im Raum, die bei der Orientierung und Vorbereitung der ersten Schritte helfen: Wo bindet die tägliche Arbeit unverhältnismäßig viel Zeit? Welche gleichartigen Anfragen kommen immer wieder? Welche Prozesse binden repetitiv Ressourcen, die durch KI-Anwendungen automatisiert werden könnten? Das sind die Stellen, an denen KI-Anwendungen am schnellsten und wirkungsvollsten ansetzen. Nicht die spektakulärste Anwendung ist der richtige Einstieg, sondern die, die den größten Alltagsaufwand löst.

2

Passende Tools finden: Was DSGVO-konform einsetzbar ist – es gibt mehr Auswahl als erwartet

Für viele Kultureinrichtungen bestehen beim Thema KI berechtigte Fragen rund um Datenschutz und den sicheren Umgang mit internen Daten. Diese Bedenken sind ernst zu nehmen und sollten von Anfang an mitgedacht werden. Die gute Nachricht: Am Markt gibt es bereits eine wachsende Zahl an DSGVO-konformen KI-Assistenten, darunter viele europäische Anbieter mit Datenspeicherung innerhalb der EU, die wesentliche Anforderungen erfüllen.³
Setzen Sie sich zusammen und recherchieren Sie gezielt: Welche Lösungen passen zum identifizierten Engpass? Ein sinnvoller erster Schritt ist, zunächst mit unkritischen Daten und einfachen Aufgaben zu üben, bevor sensiblere Prozesse einbezogen werden. So entsteht ein sicherer Erfahrungsraum, in dem Ihr Team erste Eindrücke sammeln kann, ohne rechtliche oder operative Risiken einzugehen.

3

Gemeinsam weiterdenken: Im Gespräch bleiben – aus ersten Erfahrungen schöpfen

Wer eine KI-Anwendung ausprobiert hat, hat unweigerlich etwas gelernt: was sie kann, was sie nicht kann, wo sie überrascht hat und wo die nächste Frage entsteht. Diese Erkenntnisse sind wertvoll, entfalten ihr Potenzial aber erst, wenn sie geteilt werden. Denn KI-Anwendungen gewinnen an Wirkung, wenn erste Erfahrungen zur gemeinsamen Grundlage werden, nicht nur für einzelne Mitarbeitende.
Schaffen Sie Raum für diesen Austausch, formlos und ohne großen Aufwand: Ein gemeinsames Gespräch nach den ersten Wochen reicht oft, um zu verstehen, was gut funktioniert hat, wo nachgebessert werden sollte und welche anderen Bereiche davon profitieren könnten. Aus diesem Austausch entstehen die konkreteren Fragen: Welche nächste Anwendung macht Sinn? Brauchen wir externe Unterstützung? Ist es Zeit, einen strategischen Rahmen zu setzen? Dieser Moment markiert oft den natürlichen Übergang vom ersten Ausprobieren zu einer bewussten Weiterentwicklung.

 

 

Ob das Ziel ist, ein konkretes Problem zu lösen oder KI-Anwendungen langfristig als Teil einer umfassenden digitalen Strategie einzusetzen: Die erste Anwendung sollte so gestaltet sein, dass sie spätere Erweiterungen ermöglicht statt blockiert. Diese drei Schritte sind ein erster Ansatz. Sie schaffen Klarheit, erste Erfahrungen und die Grundlage, um zu entscheiden, was als nächstes sinnvoll ist.

Egal, an welchem Punkt Ihre Einrichtung steht: ob Sie erste Überlegungen zu KI-Anwendungen anstellen, konkrete Lösungen erproben möchten oder gemeinsam von Grund auf starten wollen, wir begleiten Sie gerne dabei, diesen Wandel zu Ihren Bedingungen zu gestalten. Ob erste Einblicke in die Datenbasis, die Pilotierung einzelner Anwendungen, die Automatisierung von Prozessen oder eine umfassende Digitalisierungs- und KI-Strategie. Mit 20 Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Museen, Archiven, Bibliotheken und Theatern wissen wir, wie Kultureinrichtungen arbeiten und wo der nächste (oder erste) sinnvolle Schritt liegt.

Sie möchten tiefer einsteigen? Sprechen Sie uns an: team@actori.de | Digitalisierung

 

Quellen:
1)Fraunhofer IESE: URBAN.KI – KI-Potenzial-Check für Kommunalverwaltungen 2026
2)Thiel, Sonja: „Künstliche Intelligenz als Gegenstand für die Museologie", in: Museumskunde, hrsg. vom Deutschen Museumsbund, 2024. Gemeint sind Systeme, die konkrete Aufgaben übernehmen, von der Analyse und Klassifikation von Datenbeständen bis zur Erstellung von Texten, Bildbeschreibungen oder personalisierten Empfehlungen.
3)UNESCO: Report of the Independent Expert Group on Artificial Intelligence and Culture, September 2025
4) Deutsche UNESCO-Kommission: Approaches to an ethical development and use of AI in the Cultural and Creative Industries, November 2024.

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Ein Beitrag von Julia Engl, Beratung.