Dr. Markus Lutz – Geschäftsführender kaufmännischer Direktor am Tiroler Landestheater im Interview

Die Zusammenarbeit mit actori begann 2022 mit der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie. Vor welchen zentralen Herausforderungen stand das Tiroler Landestheater zu diesem Zeitpunkt im Bereich der Digitalisierung?
Die zentrale Herausforderung bestand in der Nutzung einer Vielzahl von Verwaltungssystemen, die nur unzureichend miteinander vernetzt waren. Dadurch wurde die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erheblich erschwert. In einzelnen Bereichen herrschte zudem große Unzufriedenheit mit den eingesetzten Lösungen. Gleichzeitig war absehbar, dass einige der vorhandenen Systeme in den kommenden Jahren nicht mehr unterstützt oder eingestellt würden.
Darüber hinaus fehlte eine übergreifende Koordination der Digitalisierungsaktivitäten. Der Reifegrad vieler Prozesse wurde organisationsweit als vergleichsweise niedrig eingeschätzt. Insbesondere fehlten klare Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für abteilungsübergreifende Prozesse und Systeme. Auch in den Bereichen Schulung, Wissensmanagement und systemübergreifende Nutzung digitaler Werkzeuge bestanden deutliche Defizite.
Vor diesem Hintergrund entstand der Wunsch, die Chancen der Digitalisierung ganzheitlich zu betrachten und in einer übergeordneten Strategie zusammenzuführen.

Inwiefern hat die gemeinsam entwickelte digitale Roadmap dazu beigetragen, diese Herausforderungen zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und konkrete Umsetzungsmaßnahmen abzuleiten?
Die drei Module der Roadmap-Entwicklung, bestehend aus Status-quo- und Gap-Analyse, der Erarbeitung von Handlungsempfehlungen sowie der Abschätzung von Aufwänden und Ressourcen, haben wesentlich dazu beigetragen, die Herausforderungen transparent zu machen und den Digitalisierungsprozess zu strukturieren.
Im Rahmen einer umfassenden Analyse wurden nicht nur die bestehende Systemlandschaft, sondern auch Prozesse, Organisationsstrukturen und personelle Rahmenbedingungen betrachtet und mit vergleichbaren Kulturinstitutionen abgeglichen. In Workshops mit den Fachabteilungen wurden rund 20 Handlungsfelder und Teilprojekte identifiziert, konkretisiert und priorisiert. Diese reichten von der Optimierung bestehender Systeme über Neuanschaffungen bis hin zu Maßnahmen der digitalen Organisationsentwicklung.
Das Ergebnis war eine realistische und nachvollziehbare Roadmap, die Maßnahmen mit den dafür erforderlichen Ressourcen, Zuständigkeiten und zeitlichen Prioritäten verknüpft. Zugleich gelang es, die relevanten Stakeholder frühzeitig einzubinden und ein gemeinsames Verständnis für die anstehenden Veränderungen zu schaffen. Die Expertise von actori im Bereich Digitalisierung sowie der neutrale Blick von außen waren dabei entscheidende Erfolgsfaktoren.

Digitalisierung bedeutet auch kulturellen Wandel. Wie haben die Mitarbeitenden den Transformationsprozess erlebt, und welche Rolle spielte die operative Begleitung durch actori dabei?
Zu Beginn wurde der digitale Transformationsprozess von vielen Mitarbeitenden mit einer gewissen Skepsis betrachtet. Im Verlauf der Umsetzung nahm die Akzeptanz jedoch kontinuierlich zu, da die Vorteile der Veränderungen zunehmend sichtbar wurden und die Mitarbeitenden aktiv in die Entwicklung eingebunden waren.
Ein wichtiger Erfolgsfaktor war der partizipative Ansatz. Die Fachabteilungen wurden frühzeitig in Analyse-, Workshop- und Priorisierungsprozesse eingebunden. Dadurch entstand nicht nur ein besseres Verständnis für die Ziele und Maßnahmen, sondern auch eine hohe Identifikation mit den Ergebnissen.
Die operative Begleitung durch actori leistete hierzu einen wesentlichen Beitrag. Um einen nahtlosen Übergang von der Strategieentwicklung in die Umsetzung sicherzustellen, wurde der Prozess durch eine Koordinierungsstelle Digitalisierung begleitet. Neben dem kontinuierlichen Know-how-Transfer und fachlichem Sparring sorgte diese Funktion für Transparenz über den Projektfortschritt und stellte einen verlässlichen Ansprechpartner für alle Beteiligten dar. Die regelmäßige Präsenz vor Ort half dabei, Unsicherheiten frühzeitig zu klären und Veränderungen nachhaltig zu verankern.

Was hat die Zusammenarbeit mit actori aus Ihrer Sicht besonders ausgezeichnet?
Die Zusammenarbeit mit actori war in mehrfacher Hinsicht ausgesprochen positiv. Von Beginn an bestand ein sehr gutes Verständnis für unsere fachlichen, organisatorischen und betrieblichen Anforderungen, was die Umsetzung des Digitalisierungsprojekts spürbar erleichtert und zu einem reibungslosen Projektverlauf beigetragen hat.
Besonders wertvoll war die Verbindung von strategischer Expertise und operativer Umsetzungsbegleitung. actori hat nicht nur eine fundierte Analyse der Ausgangssituation vorgenommen und Best Practices aus vergleichbaren Kulturinstitutionen eingebracht, sondern uns auch bei der konkreten Umsetzung der Maßnahmen begleitet.
Hervorzuheben ist zudem die durchgehend hohe Verfügbarkeit der Projektverantwortlichen. Mit Umsicht, Fachkompetenz und Ruhe wurden wir auch in herausfordernden und arbeitsintensiven Phasen verlässlich durch den Veränderungsprozess begleitet.

„Digitalisierung ist kein kurzfristiges Projekt, sondern ein langfristiger kultureller und organisatorischer Entwicklungsprozess.“

Herr Dr. Markus Lutz, Direktor des Tiroler Landestheaters,
Foto: Emanuel Kaser

Welche wichtigen Erkenntnisse oder „Lessons Learned“ haben Sie aus dem mehrjährigen (und weiter andauernden) Digitalisierungsprozess bisher gewonnen?
Der Digitalisierungsprozess hat uns deutlich vor Augen geführt, dass nachhaltige Veränderung Zeit benötigt. Digitalisierung ist kein kurzfristiges Projekt, sondern ein langfristiger kultureller und organisatorischer Entwicklungsprozess.
Eine weitere wichtige Erkenntnis ist, dass strategische Planung und operative Umsetzung eng miteinander verzahnt sein müssen. Eine Roadmap allein führt noch nicht zum Erfolg. Entscheidend ist, dass die Umsetzung kontinuierlich begleitet, priorisiert und an neue Rahmenbedingungen angepasst wird.Ebenso wichtig ist, dass im Haus Personen oder Teams dauerhaft verankert sind, die diesen Prozess begleiten, Wissen aufbauen und Erfahrungen sichern.
Die Einrichtung einer Koordinierungsfunktion sowie die Weiterentwicklung von Key-User-Strukturen haben sich dabei als wichtige Bausteine erwiesen. Ohne eine solche kontinuierliche Verantwortlichkeit besteht die Gefahr, dass wichtige Initiativen ins Stocken geraten oder bereits Erarbeitetes wieder verloren geht. Kontinuität, Geduld und klare Zuständigkeiten zählen daher zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren.

Wo sehen Sie heute die größten Fortschritte oder den sichtbarsten Mehrwert der Digitalisierung: für Mitarbeitende, Prozesse und Publikum?
Ein wesentlicher Meilenstein war die Einführung des Ticketingsystems Tixly. Das System bildet die komplexen Anforderungen eines Theater- und Konzertbetriebs mit angeschlossenem Festivalbetrieb umfassend ab und ermöglicht zugleich den Verkauf zahlreicher weiterer externer Veranstaltungen. Für unsere Kundinnen und Kunden ergeben sich insbesondere im Karten- und Abonnementverkauf deutliche Verbesserungen hinsichtlich Service, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Mit Tixly nehmen wir innerhalb der deutschsprachigen Kulturlandschaft eine Vorreiterrolle ein und schaffen gleichzeitig einen spürbaren Mehrwert für unsere Besucherinnen und Besucher.
Darüber hinaus konnten durch die schrittweise Modernisierung und Konsolidierung der Systemlandschaft (z.B. durch die Einführung eines ERP-Systems) interne Prozesse vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Die Digitalisierung hat Transparenz geschaffen, Doppelarbeiten reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert.

Welche Elemente der entwickelten digitalen Roadmap werden das Tiroler Landestheater langfristig prägen, und welche Entwicklungsschritte planen Sie zukünftig?
Zwei der nächsten zentralen Entwicklungsschritte werden die Einführung eines abteilungsübergreifenden Dispositionssystems sowie eines Dokumenten- und Vertragsmanagements in MS-SharePoint sein. Diese Vorhaben stellen einen wesentlichen Meilenstein dar, da sie die Planung und Koordination innerhalb des Hauses vereinheitlichen und gleichzeitig Transparenz, Verlässlichkeit und Effizienz nachhaltig verbessern werden.
Die dafür notwendigen fachlichen und organisatorischen Grundlagen wurden in den vergangenen Jahren bereits geschaffen. Auf dieser Basis befinden wir uns nun in einem strukturierten Prozess zur Auswahl einer Lösung, die den komplexen Anforderungen eines Mehrspartenbetriebs optimal gerecht wird.
Darüber hinaus werden die im Rahmen der Roadmap geschaffenen organisatorischen Strukturen langfristig Wirkung entfalten. Dazu zählen insbesondere die Stärkung des Digitalisierungsmanagements, die Weiterentwicklung von Prozessverantwortlichkeiten sowie die kontinuierliche Qualifizierung der Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Werkzeugen.

Welche Empfehlungen würden Sie anderen Kulturinstitutionen geben, die einen ähnlichen Digitalisierungsprozess starten möchten?
Aus unserer Erfahrung ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts. Dazu gehört insbesondere, die Ziele frühzeitig und möglichst konkret zu definieren, um für alle Beteiligten eine gemeinsame Orientierung zu schaffen.
Ebenso wichtig ist es, Digitalisierung nicht ausschließlich als IT-Projekt zu betrachten, sondern als Organisationsentwicklungsprozess. Fragen der Prozesse, Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Qualifizierung und Unternehmenskultur sollten von Anfang an mitgedacht werden.
Wir empfehlen außerdem, die Fachabteilungen aktiv einzubinden und ausreichend Zeit für Analyse, Priorisierung und Kommunikation einzuplanen. Benchmark-Vergleiche mit anderen Einrichtungen können dabei helfen, den eigenen Entwicklungsstand realistisch einzuordnen und geeignete Lösungsansätze zu identifizieren.
Schließlich sollten realistische Zeitpläne sowie klar geregelte Zuständigkeiten geschaffen werden. Nur wenn Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sind, die erforderlichen Ressourcen bereitgestellt werden und die Umsetzung kontinuierlich begleitet wird, kann ein Digitalisierungsprozess strukturiert, transparent und nachhaltig erfolgreich sein.

–

Das Interview wurde geführt von Bartu Zeybek, Beratung.