Achieving sustainable effectiveness with a project portfolio

Projektiertes Arbeiten ist nichts Neues für den Kulturbetrieb. Oft wird der Projektbegriff dabei aber unscharf verwendet. Daueraufgaben, Einzelmaßnahmen und projektgebundene Aufgaben landen zuweilen alle in einem großen „Projekttopf“. Das liegt auch an den vielfältigen Anforderungen, die an Kulturorganisationen herangetragen werden. Gerade neu hinzukommende Tätigkeiten werden überwiegend als „Projekt“ aufgenommen und als solches weitergeführt, selbst wenn sich die ursprüngliche Projektaktivität zu einer neuen Bestandsaufgabe entwickelt hat. Die Fülle an Aufgaben kann Ressourcen und Personal überfordern. Um als Organisation nachhaltig wirksam zu bleiben, ist es wichtig, den Überblick zu behalten und genau zu priorisieren, was strategisch sinnvoll ist.

Bei dieser Ausgangslage geht actori – beispielsweise im Zusammenhang von Organisationsuntersuchungen – folgendermaßen vor:

• Bestehende Projekte werden auf ihren Projektcharakter hin untersucht. Projekte werden dabei verstanden als: Einmalige, zeitlich begrenzte Vorhaben mit klar definiertem Ziel und einer dezidierten Projektorganisation. Am Beispiel eines Theaters wäre die Neueinführung eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) ein Projekt, das mit der Etablierung der neuen Prozesse und Systemlandschaften abgeschlossen ist.
• Aufgaben, die dauerhaft anfallen oder zeitlich begrenzt sind, aber regelmäßig nach gleichem Schema ablaufen (Standardprojekte) werden von Projekten abgegrenzt. Um am Beispiel des neuen CRM-Systems im Theater zu bleiben wären damit verbundene Aufgaben, wie die Pflege von CRM-spezifischen Kunden/-innen-Daten nicht mehr dem Projekt zuzuordnen. Zwar war das CRM-Projekt der Anlass für die neue Aufgabe. Diese besteht aber nach Einführung des Systems fort und wird zur neuen Daueraufgabe, die vom bestehenden Personal abgedeckt werden muss.
• Die verbleibenden genuinen Projekte werden anhand eines Projektportfolios auf Basis von Aufwand und Wirkung eingeordnet.

Positioning in the four quadrants of the portfolio allows for targeted strategic categorisation:

The categorisation provides initial practical tips for dealing with the individual projects and creates clarity in the variety of important topics. Analysing the project portfolio ensures transparency for management and employees. This helps with the appropriate allocation of personnel capacities to permanent and project tasks, the decision to outsource tasks or the decision against a project. A strategic approach can be realised with the help of the project portfolio. It enables the appropriate use of (personnel) resources and the sustainable effectiveness of operations.

This is one of many tools that actori GmbH uses together with its clients to overcome strategic challenges.

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A contribution from Ian McMillan, Consultancy.