Kontext
Das Berufsbildungswerk München (BBW) ist eine Einrichtung des Bezirks Oberbayern zur beruflichen Rehabilitation von Jugendlichen und jungen Erwachsenen mit Sprach- oder Hörbeeinträchtigungen. Die Schulzentrumsverwaltung übernimmt zentrale administrative und infrastrukturelle Aufgaben für die Einrichtungen am Campus München-Johanneskirchen. Beide Organisationen standen vor strukturellen Herausforderungen: personelle Umbrüche in Leitungspositionen, komplexe Schnittstellen zwischen Bereichen sowie hohe Arbeitsbelastung erschwerten effiziente Abläufe. Die von actori durchgeführten Organisationsuntersuchungen in beiden Organisationseinheiten (2024/2025) identifizierten Optimierungspotenziale in verschiedenen Handlungsfeldern, aus denen dann konkrete Maßnahmenpläne entwickelt wurden. Nach Abschluss der Organisationsuntersuchungen übernahm actori die Begleitung der Umsetzung – für das BBW in 2025, für die Schulzentrumsverwaltung in 2026.
Vorgehen
Im Mittelpunkt des partizipativen Ansatzes standen drei Elemente: die frühzeitige und konsequente Einbindung der Mitarbeitenden, die gezielte Stärkung der Führungskräfte in ihrer Rolle als Veränderungstreibende sowie ein kontinuierliches Sparring für die Gesamtprojektverantwortlichen in den Einrichtungen. Die Verknüpfung von actori-Expertise und internen Erfahrungswerten war dabei in der Umsetzungsbegleitung handlungsleitend: Bereits in den Organisationsuntersuchungen wurden Herausforderungen und Lösungsansätze gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden erarbeitet. Daran knüpfte die Umsetzungsbegleitung an. Die Verantwortung für die konkrete Umsetzung lag bewusst in den Organisationen, actori stellte den fachlichen und prozessualen Rahmen bereit.
Einbindung der Mitarbeitenden: Interdisziplinäre Projektteams aus Mitarbeitenden verschiedener Bereiche bearbeiteten zentrale Maßnahmen auf Basis von Grobkonzepten aus der Organisationsuntersuchung, u. a. zu Intranet, Fortbildungssystematik, Wissensmanagement und Schülerbeförderung. Von actori moderierte Kick-offs und regelmäßige Update-Runden gaben Struktur, schufen Raum für Fragen und Abstimmungen und ermöglichten es, Herausforderungen frühzeitig zu adressieren. Im Rahmen von Infoveranstaltungen wurde die gesamte Belegschaft über Fortschritte und Ergebnisse der Organisationsuntersuchung und Umsetzungsphase informiert.
Stärkung der Führungskräfte: Führungskräfte wurden gezielt in ihrer Rolle als Träger/-innen des Veränderungsprozesses gestärkt. Dies erfolgte in Workshops und einer Klausurtagung sowie in wiederkehrenden Führungskräfte-Jour-Fixes, die dazu dienten, Veränderungsschritte zu reflektieren, Herausforderungen zu thematisieren, gemeinsam Lösungen zu erarbeiten und die Unterstützung der Teams in der Umsetzung zu sichern.
Sparring und Steuerung für gesamtprojektverantwortliche Einrichtungsleitungen: Projekt-Updates und Maßnahmen-Status-Jour-Fixes brachten Einrichtungsleitung, Gesamtprojektleitung, Vertretungen der Projektteams und actori regelmäßig zusammen, um den Umsetzungsstand zu bewerten, Prioritäten im Maßnahmenplan anzupassen und Hindernisse zu bearbeiten. actori fungierte als Sparringspartner für inhaltliche und prozessuale Fragen, während der im Rahmen der Organisationsuntersuchung entstandene Maßnahmenplan als zentrales Steuerungsinstrument laufend aktualisiert und für Planung, Feinsteuerung und Evaluation genutzt wurde.
Mehrwert
- Die externe Umsetzungsbegleitung schuf einen klaren, verlässlichen Rahmen für den Veränderungsprozess und entlastete interne Verantwortliche bei Planung, Steuerung und Moderation.
- Die Verbindung von fachlicher Expertise und internen Erfahrungswerten führte zu Lösungen, die sowohl fachlich fundiert als auch praxistauglich sind und sich in den Arbeitsalltag der Einrichtungen integrieren lassen.
- Die frühzeitige und konsequente Einbindung der Mitarbeitenden in Projektteams und Informationsformaten erhöhte die Akzeptanz der Veränderungen und stärkte die Identifikation mit den Ergebnissen.
- Die gezielte Einbindung und Stärkung der Führungskräfte in Workshops, Klausurtagung und Jour-Fixes ermöglichte Mitgestaltung und schärfte Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Das kontinuierliche Sparring für die Gesamtprojektverantwortlichen half, Prioritäten im Maßnahmenplan realistisch und anschlussfähig zu setzen und notwendige Anpassungen auf Machbarkeit zu prüfen.
- Die strukturierte Meeting- und Kommunikationsarchitektur mit regelmäßigen Statusrunden und Infoveranstaltungen stellte Transparenz her und machte Fortschritte für die gesamte Belegschaft sichtbar.
Das Projekt wurde umgesetzt von Rhea Schwering, Beratung und Dr. Nora Pähler vor der Holte, Associate Partner.