Kontext
Die Stadt Weiden in der Oberpfalz bietet ein vielfältiges Veranstaltungsangebot, darunter die Max-Reger-Tage, Literaturtage, Volksfeste sowie den Christkindlmarkt. Die Eventorganisation dieser Veranstaltungen ist aktuell in verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung verortet, was Schnittstellenherausforderungen birgt und Synergiepotenziale mit sich bringt.
Aufgabe von actori war es, Optimierungsfelder zu identifizieren und konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Struktur, des personellen Ressourceneinsatzes und der Zusammenarbeit zu entwickeln. Schlussendlich galt es Synergiepotenziale zu identifizieren, um daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Vorgehen
Das Projekt gliederte sich in zwei aufeinander aufbauende Module. Die Status-quo-Analyse in Modul 1 umfasst die Aufnahme der bestehenden Organisationsstruktur, des personellen und finanziellen Ressourceneinsatzes, der Arbeitsprozesse und Schnittstellen sowie eine vergleichende Bewertung mit den Benchmarks. Die Ergebnisse der Status-quo-Analyse enthielten kurzfristig umsetzbare Quick-Wins sowie langfristige Optimierungsmaßnahmen in den Bereichen struktureller Aufbau, Arbeitsprozesse, interne Zusammenarbeit und externe Kommunikation. In Modul 2 wurden die langfristigen Maßnahmen in einem Vorgespräch mit Vertretenden des Kulturamts und der Organisationsabteilung priorisiert und anschließend in einem Workshop vor Ort vertieft. Im Workshop diskutierten und qualifizierten die Teilnehmenden ausgewählte Maßnahmen hinsichtlich Potenzialen, Hürden, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Aufwand. actori überführte die Workshop-Ergebnisse in einen Umsetzungsplan. Zentrale Projektergebnisse sind vier ausdetaillierte Maßnahmen: Ressourcenbündelung durch Zusammenführung der Eventorganisation in einem Amt, Bildung eines Personalpools mit belastbaren Vertretungsregelungen, räumliche Zusammenlegung der Büros sowie Ausbau der Kooperation mit dem Stadtmarketing.
Mehrwert
- Die entwickelten Maßnahmen zeichnen sich durch hohe Umsetzungsorientierung und Machbarkeit aus und ermöglichen m. u. kurzfristige Verbesserungen der Arbeitsabläufe sowie eine belastbare Vertretungssituation bei gleichbleibender personeller Ausstattung.
- Durch die Benchmark-Analyse mit Vergleichsstädten wurde sichtbar, dass keine signifikante Über- oder Unterbesetzung vorliegt und Optimierungen durch strukturelle Anpassungen realisierbar sind.
- Der detaillierte Umsetzungsplan mit definierten Maßnahmenschritten, klaren Zuständigkeiten und zeitlicher Terminierung schafft eine belastbare Grundlage für die Implementierung.
- Die empfohlene frühzeitige Einbindung aller betroffenen Mitarbeitenden fördert Akzeptanz und sichert den notwendigen Wissenstransfer.
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Das Projekt wurde umgesetzt von Rhea Schwering, Beratung und Marietta Schoenberg, Projektleitung.