Kontext
Das Landesarchiv NRW hat als Gedächtnis des Landes eine besondere und außerordentlich wichtige Funktion für die Gesellschaft. Unter anderem unterstützt es Behörden bei der Schriftgutverwaltung, übernimmt und erhält Schrift- bzw. Archivgut und macht seine Bestände für die Gesellschaft zugänglich.
Dabei befasst sich das Haus immer auch mit seiner Zukunft. Denn es steht in einem Umfeld von Makro-Entwicklungen und Trends, in dem verschiedene Herausforderungen adressiert sein wollen, so z. B. Digitalisierung, Fachkräftemangel oder Klimawandel. Deshalb hat sich das Landesarchiv NRW auf den Weg gemacht, eine Strategie zu erarbeiten.
"Durch die Kombination aus strategischem, analytischem Vorgehen und partizipativem Prozess hat uns actori geholfen, eine zukunftsfähige Strategie mit starkem Umsetzungsfokus zu entwickeln."
Vorgehen
Um der Weiterentwicklung des Hauses Struktur und Richtung zu geben, wurden zunächst gemeinsam mit dem Landesarchiv NRW sechs Themenfelder identifiziert und ausgearbeitet, darunter „Innovation und Weiterentwicklung“ oder „Erschließungs- und Bereitstellungsservices“. Dafür wurde sowohl ein breiter Datenbestand analysiert als auch eine Interview-Reihe sowie eine Mitarbeitenden-Umfrage durchgeführt. Daraufhin haben die Führungskräfte des Hauses eine Vision für das Landesarchiv und strategische Ziele erarbeitet.
Der Erarbeitungsprozess kombinierte dabei im besonderen den analytischen Blick von außen, mit der partizipativen Einbindung der Organisation und einer umsetzungsorientierten Strategie. Basis dafür war die „To-By-By“-Methodik: To (Strategisches Ziel, das qualitativ angibt, was zu erreichen ist), by (Zeitrahmen für die Zielerreichung) und by (konkrete Maßnahmen). Mit Hilfe von Mitarbeitendenbefragungen, Interviews und zahlreiche Workshops wurden fortlaufend Perspektiven aus der Organisation in den Prozess eingebracht und eine breite Einbindung selbiger sichergestellt. Die Kombination aus To-By-By und partizipativem Prozess erwies sich als außerordentlich wertvoll, wenn es darum geht, strategische Ziele abgestimmt und strukturiert mit Maßnahmen zu hinterlegen.
Mehrwert
- Durch die neue Strategie gibt es eine Priorisierung von langfristigen Themenfeldern unabhängig vom „Alltagsgeschäft“.
- Die To-By-By-Methode hat dem LAV geholfen, trotz des breiten Themas einen starken Umsetzungsfokus inklusive eindeutigen Verantwortlichkeiten zu bewahren.
- Die Mitarbeitenden akzeptieren die Strategie, weil sie gemeinsam erarbeitet wurde.
- Die Strategie wird die Abstimmung zwischen dezentralen und zentralen Organisationseinheiten verbessern.
- Die Identifikation aller Mitarbeitenden mit dem Haus wird durch die Formulierung einer gemeinsamen Vision und Ausrichtung der Strategie auf diese gestärkt.
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Das Projekt wurde umgesetzt von Dr. Sebastian Lücke, Beratung, Franziskus Linsmann, Projektleitung, Frank Schellenberg, Geschäftsleitung.