Roadmap für die Digitalisierung interner Verwaltungsprozesse des Tiroler Landestheaters

Fassade Tiroler Landestheater und Orchester GmbH
Denny Muller
Innsbruck I Foto: Außenfassade Tiroler Landestheater und Orchester GmbH/Amir Kaufmann

Kontext

Digitalisierung prägt das Nutzenden- und Konsumverhalten nachhaltig. Die bisher bekannten Digitalprojekte und -maßnahmen legen dabei, auch geleitet durch spezifische Förderprogramme, den Fokus auf die Gestaltung digitaler Angebote für Besuchende. Dabei besteht das größte Digitalisierungspotenzial oft „hinter dem Vorhang“ – also den internen Prozessen von Kulturbetrieben. (siehe Statusbericht zum Digitalisierungsgrad in deutschen Theatern). Die Tiroler Landestheater und Orchester GmbH Innsbruck ist ein Mehrspartenhaus im Repertoire-Betrieb mit sechs Spielstätten. In den vergangenen Jahren wurden durch ein kostenfreies Streaming-Angebot auf der Website sowie über ein verstärktes Community Engagement durch die Social Wall erste Digitalisierungspotenziale genutzt. Um eine konzentrierte Herangehensweise an die Chancen der Digitalisierung für das Theater über die verschiedenen Spielstätten und Abteilungen hinweg zu gewährleisten, hat man sich für die Erarbeitung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie entschieden.

Vorgehen

Fragen nach dem Digitalisierungszielbild, den Rahmenbedingungen (z. B. Datenschutz, Nachhaltigkeit, Ressourcen), Synergieeffekten oder einem effizienten Digitalisierung- und Anforderungsmanagement waren Teil des Prozesses. Zu Beginn wurden die zentralen Herausforderungen durch eine Status-quo- und Benchmark-Analyse z. B. der internen Softwarelandschaft sowie der Prozess- und Personalentwicklung der Organisation identifiziert. Workshopbasiert wurden mit den Fachabteilungen Handlungsbedarfe in rund 20 Teilprojekten konkretisiert und priorisiert. Diese Teilprojekte betreffen u. a. die Optimierung bestehender und Beschaffung neuer Systeme wie auch digitale Organisationsentwicklung. Basierend auf den zu erwartenden Personal- und Sachmittelbedarfen und nötigen Rahmenbedingungen wurde eine realistische Umsetzungs-Roadmap entwickelt, die allen Beteiligten einen klaren und nachvollziehbaren Weg für den Transformationsprozess aufzeigt. Um einen nahtlosen Übergang von Strategieentwicklung zu Strategieumsetzung sicherzustellen, begleitet actori den Prozess nun in Form einer Koordinierungsstelle Digitalisierung. Dies stellt neben fortlaufendem Know-how-Austausch und Sparring auch einen andauernden transparenten Überblick über den aktuellen Stand sicher.

Mehrwert

  • Es wurde eine nachvollziehbare Roadmap für den Transformationsprozess entwickelt, die Herausforderungen klar adressiert und Maßnahmen mit Ressourcen und Zeit kontextualisiert.
  • Fehlende Ressourcen wurden ersetzt sowie fachspezifisches Knowhow (Expertise und Methodik) zur digitalen Transformation von Strategieentwicklung bis Umsetzung eingebunden.
  • Das Ergebnis erfuhr breite Akzeptanz und sorgte für eine hohe Identifikation der Beteiligten aufgrund der partizipativen Einbindung der gesamten Organisation.
  • Die fachliche und qualitative Weiterentwicklung wurde gestärkt und die Digitalisierung durch Entlastung der Fachabteilungen aufgrund realistischer und ressourcenbezogener Roadmap umgesetzt.
  • Die Prozesse und Aufwände innerhalb der Organisation wurden durch Vereinfachung der System- und Softwarelandschaft optimiert.

 

Die Projektsteuerung macht Jonas Salzer, Beratung.

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