Kontext
Das Berufsbildungswerk München (BBW) ist eine Einrichtung des Bezirks Oberbayern zur beruflichen Rehabilitation von Jugendlichen und jungen Erwachsenen mit Sprach- oder Hörbeeinträchtigungen. Es umfasst eine kommunale Berufsschule zur sonderpädagogischen Förderung, eigene Ausbildungsbetriebe, den Bereich Berufsvorbereitung sowie begleitende Fachdienste. Organisatorisch ist das BBW an das Schulzentrum in München-Johanneskirchen angebunden. Die dort angesiedelte Schulzentrumsverwaltung übernimmt zentrale administrative, organisatorische und infrastrukturelle Aufgaben für die Einrichtungen am Standort – und damit auch für das BBW.
Auslöser für das Projekt waren strukturelle Herausforderungen innerhalb des BBW: personelle Umbrüche in der Leitung, komplexe Schnittstellen zwischen den beteiligten Bereichen sowie eine insgesamt hohe Arbeitsbelastung. Auch in der Schulzentrumsverwaltung, die als zentrale Schnittstelle eine Schlüsselrolle spielt, waren strukturelle Auffälligkeiten in organisationalen Strukturen und den prozessualen Abläufen ersichtlich und induzierten eine vertiefende Betrachtung.
Die Organisationsuntersuchung der beiden Einrichtungen verfolgten ein gemeinsames Ziel: die bestehenden Strukturen und Prozesse auf Optimierungspotenziale zu prüfen und daraus konkrete Ansätze für eine nachhaltige Weiterentwicklung abzuleiten.
Vorgehen
Zu Beginn stand eine umfassende Bestandsaufnahme. Neben der Sichtung interner Daten zu Aufbauorganisation, Abläufen, Schnittstellen und Personalkennzahlen wurden über beide Einrichtungen hinweg 33 Interviews mit insgesamt 47 Beteiligten geführt – darunter Führungskräfte, Mitarbeitende, Trägervertretende sowie weitere relevante Stakeholder/-innen am Campus. Ergänzend dazu ermöglichte eine digitale Befragung der Mitarbeitenden eine breite Perspektivenerfassung innerhalb der Belegschaft.
Aus jener Status-quo-Analyse wurden zentrale Stärken und Schwächen der Organisationen herausgearbeitet. Diese Erkenntnisse mündeten in vier übergreifende Handlungsfelder: (1) Organisation und Struktur, (2) Dokumentation, Information und Wissensmanagement, (3) Kommunikation und Zusammenarbeit sowie (4) (externe) Rahmenbedingungen. Darauf aufbauend wurden für jedes der identifizierten Handlungsfelder konkrete Zielsetzungen entwickelt, die die jeweiligen Herausforderungen systematisch adressieren. Diese Ziele wurden mit praxisorientierten Maßnahmen unterlegt, die sowohl kurz- als auch mittelfristig wirksam sind. In einem umfassenden Maßnahmenplan wurden sämtliche Maßnahmen gebündelt und in eine strukturierte Umsetzungslogik überführt. Der Plan definiert dabei nicht nur den zeitlichen Ablauf und die inhaltlichen Schwerpunkte der Umsetzung, sondern enthält auch eine Priorisierung der Maßnahmen sowie eine Darstellung des voraussichtlichen Ressourcenbedarfs in Bezug auf Personal und Budget.
actori begleitet derzeit aktiv die Umsetzung der entwickelten Maßnahmen. Für jede Maßnahme wurde ein Kick-off-Termin angesetzt, um einen Startpunkt für die Umsetzung zu bilden. Im weiteren Verlauf wird die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen durch regelmäßige Austauschrunden mit der Projektleitung flankiert. So wird sichergestellt, dass die geplanten Entwicklungen wirksam voranschreiten und organisatorische Veränderungen nachhaltig im Alltag verankert werden können.
Mehrwert
- Durch die umfassende Organisationsuntersuchung beider Einrichtungen liegt nun eine tragfähige und faktenbasierte Perspektive für die zukünftige Entwicklung des Berufsbildungswerks München sowie der Schulzentrumsverwaltung vor. Die Analyse zeigt nicht nur bestehende Herausforderungen auf, sondern bietet auch konkrete, umsetzbare Lösungen für eine zukunftsorientierte Organisationsstruktur.
- Die Entwicklung eines strukturierten Maßnahmenplans mit klaren Zielen, zeitlichem Fahrplan und Ressourcenabschätzung ermöglicht eine zielgerichtete Umsetzung. Dies sorgt für Verbindlichkeit im weiteren Prozess und unterstützt die Verantwortlichen dabei, priorisiert und ressourcenschonend vorzugehen.
- Die intensive Einbindung von Mitarbeitenden über Interviews, eine digitale Befragung, Workshops, Infoveranstaltungen und Sounding Boards sichert eine hohe interne Anschlussfähigkeit. Dadurch werden nicht nur Perspektiven aus allen Ebenen berücksichtigt, sondern auch Vertrauen und Akzeptanz für die späteren Veränderungen geschaffen.
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Das Projekt wurde umgesetzt von Sophie-Therese Mitterer, Beratung, Rhea Elbing, Beratung, Dr. Nora Pähler vor der Holte, Associate Partner.