Kontext
Digitalisierung prägt das Nutzenden- und Konsumverhalten nachhaltig. Die bisher bekannten Digitalprojekte und -maßnahmen legen dabei, auch geleitet durch spezifische Förderprogramme, den Fokus auf die Gestaltung digitaler Angebote für Besuchende. Dabei besteht das größte Digitalisierungspotenzial oft „hinter dem Vorhang“, also in den internen Prozessen von Kulturbetrieben (siehe Statusbericht zum Digitalisierungsgrad in deutschen Theatern). Die Tiroler Landestheater und Orchester GmbH Innsbruck ist ein Mehrspartenhaus im Repertoire-Betrieb mit sechs Spielstätten. In den vergangenen Jahren wurden durch ein kostenfreies Streaming-Angebot auf der Website sowie verstärktes Community Engagement durch die Social Wall erste Digitalisierungspotenziale genutzt. Um eine konzentrierte Herangehensweise an die Chancen der Digitalisierung für das Theater über die verschiedenen Spielstätten und Abteilungen hinweg zu gewährleisten, hat man sich für die Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie entschieden.
Vorgehen
Fragen nach dem Digitalisierungszielbild, den Rahmenbedingungen (z. B. Datenschutz, Nachhaltigkeit, Ressourcen), Synergieeffekten oder einem effizienten Digitalisierungs- und Anforderungsmanagement waren Teil des Prozesses. Zu Beginn wurden die zentralen Herausforderungen durch eine Status-quo- und Benchmark-Analyse z. B. der internen Softwarelandschaft sowie der Prozess- und Personalentwicklung der Organisation identifiziert. Workshopbasiert wurden mit den Fachabteilungen Handlungsbedarfe in rund 20 Teilprojekten konkretisiert und priorisiert. Diese Teilprojekte betreffen u. a. die Optimierung bestehender und die Beschaffung neuer Systeme wie auch die digitale Organisationsentwicklung. Basierend auf den zu erwartenden Personal- und Sachmittelbedarfen und nötigen Rahmenbedingungen wurde eine realistische Umsetzungs-Roadmap entwickelt, die allen Beteiligten einen klaren und nachvollziehbaren Weg für den Transformationsprozess aufzeigt.
Um den Übergang von der Strategieentwicklung zur Strategieumsetzung sicherzustellen, hat actori das Tiroler Landestheater von 2022 bis Anfang 2026 als zentrale Koordinationsstelle Digitalisierung begleitet. In dieser Rolle steuerte actori die Umsetzung der digitalen Roadmap gemeinsam mit den Fachabteilungen, entwickelte die einzelnen Teilprojekte im laufenden Betrieb weiter und schärfte deren Zuschnitt im engen Austausch mit den jeweils verantwortlichen Bereichen. Die Koordinationsstelle sicherte fortlaufenden Know-how-Austausch, Sparring und einen transparenten Überblick über den Umsetzungsstand.
Mehrwert
- Es wurde eine nachvollziehbare Roadmap für den Transformationsprozess entwickelt, die Herausforderungen klar adressiert und Maßnahmen mit Ressourcen und Zeit kontextualisiert.
- Strategie und Umsetzung gingen ohne Bruch ineinander über: Die Roadmap wurde über vier Jahre hinweg Projekt für Projekt umgesetzt sowie laufend an veränderte Rahmenbedingungen angepasst und nachgesteuert.
- Die zentrale Koordinationsstelle vermittelte zwischen den Fachabteilungen, der Leitung und externen Stakeholdern und hielt die Umsetzung der Projekte neben dem laufenden Betrieb im Blick.
- actori brachte Markt- und Anbieterkenntnis sowie Erfahrung aus vergleichbaren Kulturbetrieben in die Entscheidungen zu Systemauswahl und Prozessen ein.
- Die Personalressource im Bereich Digitalisierung wurde durch actori verstärkt sowie fachspezifisches Know-how (Expertise & Methodik) zur digitalen Transformation von der Strategieentwicklung bis zur Umsetzung eingebracht. Das Wissen konnte durch den laufenden Austausch mit den Fachabteilungen in der Organisation gebracht werden.
- Das Ergebnis erfuhr breite Akzeptanz und sorgte für eine hohe Identifikation der Beteiligten aufgrund der partizipativen Einbindung der gesamten Organisation.
- Die Prozesse und Aufwände innerhalb der Organisation wurden durch die Vereinfachung der System- und Softwarelandschaft und durchgängige Schnittstellen optimiert.
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Die Projektsteuerung verantwortet Bartu Zeybek, Beratung, Projektverantwortliche ist Dr. Nora Pähler vor der Holte, Associate Partner.