Kontext
Das Dokumentationszentrum und Museum über die Migration in Deutschland e.V. (DOMiD) wurde 1990 von Migrantinnen/Migranten unter anderem mit dem Ziel gegründet, ein Migrationsmuseum zu errichten. Im Jahr 2019 haben der Bund und das Land Nordrhein-Westfalen beschlossen, den Bau des Migrationsmuseums zu fördern. Das Haus der Einwanderungsgesellschaft soll Ende 2027 auf einem weiträumigen Gelände im Kölner Stadtteil Kalk entstehen. Im Rahmen der Vorbereitungen für die Eröffnung, aber auch darüber hinaus, spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle. Dabei müssen für ein neues Museum Fragen nach den wichtigsten und passenden Systemen und Datenbanken sowie dem relevanten Personal beantwortet werden. Auch der Zeitpunkt für die Ausschreibung und spätere Einführung sollte nach Möglichkeit optimal gewählt sein.
"Die Mischung aus partizipativer Strategieentwicklung und außenstehendem Expertenblick im Projekt mit actori hat uns geholfen ein umfassendes und zukunftsgerichtetes Digitalitätskonzept zu entwickeln."
Robert Fuchs, Geschäftsführer DOMiD e.V.
Vorgehen
Um diese und weitere Fragen zu beantworten, wurde gemeinsam mit dem DOMiD eine klare Digitalisierungsvision entwickelt. Dies ist insofern ein entscheidender Schritt, weil sie das Haus und seine Mitarbeitenden hinter einem großen Ziel vereint. Die darauf aufbauenden Handlungsfelder, mit einzelnen Maßnahmen, bilden die Säulen dieser Vision. Zusammen mit Mitarbeitenden wurden entsprechend Maßnahmen in jedem Handlungsfeld entwickelt, die von der inhaltlichen Konzepterstellung (z. B. von digitalen Ausstellungen) bis zur Einführung umfassender Software-Systeme (unter anderem ERP, CMS, MMS und BMS) reichen. Die „Digital Roadmap“, als zentrales Element des Digitalitätskonzepts, fasst alle Maßnahmen zusammen und ordnet sie in einer zeitlichen Abfolge an. Zudem konnte actori wichtige Handlungsempfehlungen für die organisatorische Entwicklung von DOMiD geben, darunter die agile Gestaltung interner Prozesse, die Einführung umfassender Systeme anstelle von Insellösungen und die Prüfung von Outsourcing-Bereichen.
Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, weshalb actori die Einrichtung einer Digitalisierungswerkstatt bei DOMiD empfohlen hat. Diese Werkstatt dient dazu, neue Ideen zu sammeln und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ein heterogenes Digitalteam übernimmt dabei die Aufgaben, Ideen zu prüfen, die Roadmap anzupassen und Projektteams für die Umsetzung zu koordinieren.
Mehrwert
- Die Mitarbeitenden tragen die Digitalisierungsvision mit, da sie gemeinsam erarbeitet wurde.
- Die „Digital Roadmap“ bietet eine Strukturierung und Priorisierung der kommenden Maßnahmen bis zur Eröffnung des neuen Museums. Frühzeitige Entscheidungen und wichtige Weichenstellungen können damit systematisch getroffen werden.
- Durch das Digitalitätskonzept wird sichergestellt, dass das HdE die erforderlichen Maßnahmen umsetzt, um sich im Wettbewerb zu etablieren, aktuelle Entwicklungen fortlaufend zu verfolgen und Standards zu setzen.
- Die entwickelte Digitalisierungswerkstatt stellt sicher, dass sich die Roadmap mit neuen Ideen und Projekten flexibel weiterentwickelt und somit Digitalisierung als fortlaufender Prozess institutionalisiert wird.
- Durch die Prüfung von actori konnten Schwachstellen im Betriebskonzept identifiziert und angegangen werden.
–
Das Projekt wurde umgesetzt von Franziskus Linsmann, Projektleitung, Jonas Salzer, Beratung.