Kontext
Viele öffentliche Institutionen und Verbünde stehen in Zeiten der digitalen Transformation vor ähnlichen Herausforderungen: Der mangelnden digitalen Umsetzung von Aufgaben, der Nutzung unterschiedlicher Softwareprodukte (Insellösungen) oder der fehlenden Anpassung bestehender Softwarelösungen, die nicht mehr die Anforderungen erfüllen. Vor diesem Hintergrund hat actori einen großen Museumsverbund in Deutschland bei der Beschaffung eines neuen Besuchermanagementsystems unterstützt.
„Für die Digitalisierung von Kulturinstitutionen bedarf es mehr als nur der Beschaffung neuer Technologien. Es bedarf den Mut zu Veränderungen und neuem Denken, es bedarf eines gemeinsamen Verständnisses zu Prozessen und es bedarf der Berücksichtigung der Nutzenden in dem mit der Digitalisierung einhergehenden Transformationsprozess.“
Vorgehen
actori hat basierend auf den bestehenden Prozessen und in Abstimmung mit den Einrichtungen des Verbundes einheitliche Soll-Prozesse entwickelt, um beispielsweise Abläufe bei der Buchung einer Führung oder bei der Administration von Führungspersonal und dessen Beauftragung zu standardisieren und ein gemeinsames Qualitätslevel zu definieren. Mit Projekterfahrungen, Interviews und Workshops konnte ein Anforderungskatalog für die Bereiche Ticketing (Online und Offline), Administration der Museumsangebote, Disposition von Vermittlungspersonal und weiteren Ressourcen, Buchung von Vermittlungsangeboten, Eingangskontrolle sowie Museumsshop (Online und Offline) erstellt werden. Zudem wurden die Rahmenbedingungen zur Integration eines neuen Besuchermanagementsystems in die bestehende IT-Infrastruktur erstellt (z. B. Systemumgebung, Implementierungsleistungen, Updates etc.). Alles wurde in einer Leistungsbeschreibung zusammengefasst. In Vorbereitung auf das Vergabeverfahren erfolgte eine Markterkundung, um einen Überblick über den aktuellen Markt von Besuchermanagementsystemen und deren Möglichkeiten zu erhalten und eine realistische Ressourcenplanung zu ermöglichen.
actori hat die Ausschreibung fachlich vorbereitet, die eingegangenen Angebote zusammen mit dem Kunden ausgewertet und die Bietendenpräsentationen begleitet.
Mehrwert
- Die Prozesse im Besuchermanagement konnten für alle Museen und Standorte optimiert und vereinheitlicht werden.
- Die profunde Marktkenntnis von actori gewährleistete ein realistisches Anforderungsprofil und fundierte Ressourcenbedarfe zur Einführung des neuen Besuchermanagementsystems.
- Die Ausschreibung wurde erfolgreich zu Ende geführt; eine Beauftragung ist im Anschluss an das Vergabeverfahren erfolgt.
- Durch zusätzliches Know-how und personelle Ressourcen wurde erheblich Zeit eingespart.
- Über das Projekt haben sich die Mitarbeitenden zu standardisierten Prozessen und gemeinsamen Qualitätsstandards bekannt sowie ein größeres Verständnis für das IT-Produkt entwickelt.
- Mit dem neuen Besuchermanagementsystem wird der Fokus stärker auf die Bedarfe der Nutzenden gelegt.
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Das Projekt wurde umgesetzt von Daniel Fetzer, Projektleitung, und Frank Schellenberg, Geschäftsleitung.