Eine Organisations­untersuchung für die Museums­stiftung Post und Tele­kommunikation

Besuchende des Museums auf der Treppe vor dem Gebäude
Frankfurt am Main I Bild: 2024, Katharina Dubno, Museum für Post und Telekommunikation

Kontext

Die Museumsstiftung Post und Telekommunikation wurde 1995 im Zuge der deutschen Postreform gegründet und ist eine bundesunmittelbare Stiftung öffentlichen Rechts. Zur Museumsstiftung gehören die Museen für Kommunikation in Berlin, Frankfurt und Nürnberg und das Archiv für Philatelie in Bonn. Die Sammlungen sind in Bandbreite und Qualität einzigartig in Deutschland, denn die Bestände dokumentieren die historische Entwicklung der Kommunikation in allen Facetten. Aufgabe der Stiftung ist die Sammlung, Erforschung und Präsentation dieser vielfältigen Bestände mit dem Ziel, Geschichte, Gegenwart und Zukunft der Kommunikation erlebbar zu machen.
Seit der Stiftungsgründung hat die Museumsstiftung Post und Telekommunikation mehrere Phasen mit strukturellen und organisatorischen Veränderungen durchlebt. Aufgrund verschiedener Herausforderungen wie der finanziellen Situation oder auch Auswirkungen der Corona-Pandemie wurde actori von der Stiftung mit einer Organisationsuntersuchung beauftragt, um Optimierungshebel zu identifizieren und sich somit auch weiterhin zukunftsfähig aufzustellen.

Vorgehen

In einem ersten Schritt erfolgte eine Status-quo-Analyse, die auf einer umfangreichen Datenerhebung/sichtung sowie partizipativen Formaten aufsetzte: Neben internen Daten z. B. zu Aufbauorganisation, Prozessen und Finanzen wurden rund 20 Interviews mit der Leitungsebene sowie weiteren Stakeholderinnen und Stakeholdern der Museumsstiftung Post und Telekommunikation geführt. Eine digitale Mitarbeitendenbefragung band auch die Belegschaft und ihre Perspektiven ein. Eine Trend und Best-Practice-Analyse veranschaulichte die Positionierung der MSPT im Feld der internationalen Museen für Post- und Kommunikation.
So hat actori Handlungsfelder für die weitere Untersuchung identifiziert. Dabei wurden insbesondere die Bereiche Digitalisierung, Drittmittelmanagement und Liegenschaften in den Fokus gerückt.
Auf Basis einer detaillierten Benchmark-Untersuchung von 11 nationalen vergleichbaren Museen konnten Empfehlungen in diesen drei Fokusbereichen ermittelt werden. Schließlich hat actori konkrete Maßnahmen für Anpassungen in Aufbauorganisation und Personalbedarf entwickelt sowie finanzielle Auswirkungen und Potentiale aufgezeigt. Zur besseren Umsetzung der Organisationsuntersuchung wurden abschließend operative Steuerungsinstrumente sowie eine Zeit- und Maßnahmenplanung aufgestellt.

Mehrwert

Durch eine Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen kann die Museumsstiftung Post und Telekommunikation ihre Organisation verbessern und größere Spielräume entfalten:

  • Für die zentralen Bereiche des Liegenschaftsmanagements, der Drittmittelakquise und der Digitalisierung wurden konkrete Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet.
  • Die Personalausstattung für einen zukünftigen Betrieb wurde ermittelt und Ertragspotenziale wurden identifiziert.
  • Schnittstellen können optimiert, Bereiche entlastet und Prozesse positiv verändert werden.

 

Das Projekt wurde umgesetzt von Michaela Herrmann, Beratung und Amélie Strobel, Projektleitung.

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