Kontext
Die Max-Reger-Halle in Weiden in der Oberpfalz wurde 1991 eröffnet und prägt das gesellschaftliche und kulturelle Leben in der nördlichen Oberpfalz. Sie bietet Veranstaltungsmöglichkeiten für Konzerte, Opern-, Ballett-, Theateraufführungen sowie für Feste, Bälle, Messen und ist Ort für Tagungen, Kongresse und Seminare.
Der Betrieb wird über die Max-Reger-Congress & Event GmbH organisiert, die zu 100% von der Stadt Weiden getragen wird. Neben dem Betrieb der Veranstaltungsstätte übernimmt die Gesellschaft mittels einer Tochtergesellschaft auch den Betrieb der in der Halle angesiedelten Gastronomie. Unterschiedliche Herausforderungen veranlassten die Durchführung einer Betriebsanalyse. Zudem bietet die Stadt Weiden eine breites Angebotsspektrum an Events, das durch verschiedene städtische und weitere Veranstaltende gestaltet wird. Mit den Event-Organisierenden galt es, Synergiepotenziale für die Stadt Weiden zu identifizieren.
Vorgehen
Basis der Untersuchung bildete eine fundierte Grundlagenanalyse, die z. B. Standort, Wettbewerb und sich verändernde Rahmenbedingungen im Markt für Veranstaltungsstätten untersuchte. Neben einer umfangreichen Datenauswertung setzte diese zudem auch auf einen intensiven Austausch mit der Organisation und ihren Mitarbeitenden sowie insgesamt rd. 30 Interviews. Zur Einordnung wurden in dieser Phase auch Vergleichsanalysen (Benchmarking) mit anderen Veranstaltungsbetrieben durchgeführt: Dabei standen im besonderen Output des Veranstaltungsbetriebs wie die personelle und finanzielle Ressourcenausstattung im Fokus.
Auf Grundlage der Analysen und in Diskussion mit der Organisation wurden konkrete Optimierungspotenziale für den Veranstaltungsbetrieb und die Organisation identifiziert. Mit Hilfe eines konkreten Maßnahmenplans und Verantwortlichkeiten wurden auch vorbereitende Maßnahmen zur Umsetzung getroffen. Im Prozess wurden ebenfalls Lösungsoptionen zur Anbindung der Gastronomie an die Veranstaltungsstätte identifiziert. Diese wurden anhand eines Kriterienrasters bewertet und eine Vorzugsvariante bestimmt.
Abschließend wurden die städtischen, eventbezogenen Strukturen und Event-Aktivitäten in Weiden evaluiert. Ziel war insbesondere eine Erhebung der aktuellen Angebote, Schnittstellen und eingesetzten Ressourcen. Mögliche Synergiepotenziale wurden identifiziert und auf ihre Potenziale bewertet, um so den weiteren Prozess zur Weiterentwicklung der Strukturen und des Angebots in Weiden vorzubereiten.
Mehrwert
- Für zentrale Bereiche des Veranstaltungsbetriebs wie das Gebäude, das Veranstaltungsmanagement oder personelle Ressourcen wurden Optimierungsmöglichkeiten inklusive zu ergreifender Maßnahmen abgeleitet. Mit Umsetzung dieser kann die Max-Reger-Halle Abläufe verbessern und auch zukünftig den Betrieb sichern.
- Ein Verfahrensvorschlag für die Gastronomie wurde ausgearbeitet, der konkrete Verbesserungsmöglichkeiten bei Umsetzung und Finanzplanung aufzeigt.
- Die Identifikation der Synergiepotenziale mit den Event-Organisierenden in Weiden bildet die Basis für weitere Maßnahmen zur Optimierung der Eventlandschaft.
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Das Projekt wurde umgesetzt von Michaela Hermann, Beratung und Frank Schellenberg, Geschäftsführung.