Durchführung eines Strategieprozesses für das Landesarchiv
Baden-Württemberg

Kontext

Das Landesarchiv Baden-Württemberg (LABW) verfolgt als Gedächtnis des Landes einen zentralen gesellschaftlichen und gesetzlichen Auftrag. Es übernimmt, verwahrt, erhält und erschließt alle Unterlagen von bleibendem Wert, die von Behörden, Gerichten und sonstigen Stellen des Landes stammen. Damit steht es im Dienst der Demokratie, der Gesellschaft und der Wissenschaft.
In den vergangenen Jahren hat sich das Umfeld des Landesarchivs grundlegend gewandelt. Die fortschreitende Digitalisierung verändert nicht nur die Art der zu archivierenden Unterlagen, sondern auch die Erwartungen der Nutzerinnen und Nutzer in Bezug auf Zugänglichkeit und Dienstleistungen. Gleichzeitig stellen Fachkräftemangel, demografische Veränderungen und ein wachsender Aufgabenumfang bei konstanten Ressourcen die Institution vor strategische Herausforderungen. Um diesen und weiteren vielschichtigen Anforderungen proaktiv zu begegnen und die Zukunftsfähigkeit des Landesarchivs zu sichern, initiierte das LABW im Jahr 2025 einen umfassenden Strategieprozess für die Jahre 2026 bis 2028. actori begleitete diesen Prozess als Struktur gebende Konstante.

Vorgehen

Die Entwicklung der Strategie folgte einem methodischen und partizipativen Ansatz, bei dem von Beginn an unterschiedliche Perspektiven eingebunden wurden. In der Auftaktphase fanden Einzelgespräche mit Mitarbeitenden sowie ein erster Workshop mit dem gesamten Leitungsteam statt. Dieser Workshop war ein zentraler Schritt nicht nur zur strategischen Ausrichtung, sondern auch zur Formulierung einer gemeinsamen Vision. Die Vision gibt vor, welche Rolle das Landesarchiv künftig einnehmen und welche Werte es verkörpern möchte. Sie diente als Grundlage für die gesamte strategische Ausrichtung der kommenden Jahre.
Aufbauend auf der Vision wurden sechs strategische Themenfelder definiert, die die zentralen Handlungsbereiche und Aufgaben des Landesarchivs abbilden. Diese Themenfelder strukturieren die mittelfristige Entwicklung der Organisation. In insgesamt sechs interdisziplinären Workshops arbeiteten Teams aus verschiedenen Bereichen des Landesarchivs daran, die Themenfelder mit strategischen Zielen und konkreten Maßnahmen zu unterlegen. Die Mitarbeitenden brachten dabei ihre fachliche Expertise und praktische Erfahrung ein, was eine realistische und umsetzungsorientierte Perspektive sicherstellte.
Zur Operationalisierung der Strategie kam die To-By-By-Methode zum Einsatz: Strategische Ziele (To) wurden identifiziert, passende Maßnahmen (By) entwickelt und Zeiträume (by) für deren Umsetzung definiert. Eine klare Verantwortungsstruktur wurde geschaffen, indem Personenleads für Themenfelder und Maßnahmen definiert wurden. Ergänzt wurde der Prozess durch die Erstellung eines dynamischen Umsetzungsplans, der regelmäßig überprüft und bei Bedarf flexibel an neue Rahmenbedingungen angepasst werden kann.

Mehrwert

• Durch die Entwicklung einer gemeinsamen Vision wurde ein übergreifendes Zielbild geschaffen, das Leitlinien für die strategische Weiterentwicklung vorgibt.
• Die sechs strategischen Themenfelder bieten eine klare Struktur, um die zentralen Herausforderungen und Chancen des Landesarchivs zielorientiert anzugehen.
• Durch die Einführung von Verantwortlichkeiten für Themenfelder und Maßnahmen wurde eine klare und effiziente Struktur für die Umsetzung geschaffen.
• Die enge Verbindung zwischen strategischer Planung und konkreten Maßnahmen sorgt dafür, dass die Ziele nicht nur formuliert, sondern auch realistisch umgesetzt werden können.
• Der dynamische Umsetzungsplan ermöglicht die regelmäßige Anpassung der Strategie an veränderte Bedingungen und fördert eine transparente Fortschrittskontrolle.
• Der partizipative Ansatz mit Workshops und der Möglichkeit, Mitarbeitendenperspektiven einzubinden, stärkt die Identifikation der Organisation mit der Strategie. Zudem ermöglichte er eine Diskussion über grundlegende Fragen: „Welche Maßstäbe sollen für die bestehenden und zukünftigen Aufgaben des Landesarchivs angesetzt werden? Wo muss priorisiert werden, um die neuen Aufgaben mit gleichen Mitteln bewältigen zu können?“

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Das Projekt wurde umgesetzt von Sophie-Therese Mitterer, Beratung und Marietta Schoenberg, Projektleitung.