Kontext
Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) ist ein Kommunalverband mit mehr als 20.000 Mitarbeitenden, der zentrale Aufgaben in den Bereichen Soziales, Psychiatrie, Maßregelvollzug, Jugend und Schule sowie Kultur in der Region Westfalen-Lippe mit ihren 231 Städten und Gemeinden erfüllt. Er betreibt Förderschulen, Kliniken und Pflegezentren sowie Museen und Besucherzentren.
Als kommunaler Kulturdienst nimmt die LWL -Denkmalpflege, Landschafts- und Baukultur in Westfalen (LWL-DLBW) Aufgaben in den Bereichen Denkmalpflege, Landschaftskultur und Baukultur wahr. Fachleute aus verschiedenen Disziplinen – von der Architektur über die Bauforschung, Restaurierung, Kunstgeschichte, Stadtplanung und Fotografie bis hin zum Bibliotheks- und Archivwesen – wirken zusammen, um das bau- und landschaftskulturelle Erbe in Westfalen-Lippe zu erhalten, zu pflegen und zu entwickeln.
Vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung der Digitalisierung – verstärkt durch die Corona-Pandemie – wurde eine Digitalisierungsstrategie entwickelt. Ziel war es, interne Prozesse zu optimieren, die Digitalisierung von Archivgütern zu intensivieren und den Ausbau der IT-Infrastruktur zu fördern. Eine zentrale Rolle spielte die Entwicklung einer strukturierten Roadmap, um den digitalen Transformationsprozess zielgerichtet und nachhaltig zu gestalten.
Vorgehen
Die Entwicklung der Digitalisierungsstrategie erfolgte in einem systematischen und partizipativen Prozess. In einer umfassenden Ist-Analyse wurden durch Interviews mit Mitarbeitenden und die Auswertung von Erfassungsbögen die aktuellen Herausforderungen und Potenziale identifiziert. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde in einem gemeinsamen Visionsworkshop eine langfristige Digitalisierungsvision erarbeitet, die als Leitbild für die weitere Umsetzung dient. Die daraus abgeleiteten möglichen Handlungsfelder wurden im Rahmen eines weiteren Workshops in konkrete Projekte und Maßnahmen umgewandelt und in einer Digital Roadmap zusammengeführt. Diese Roadmap bietet eine klare Orientierung für die schrittweise Umsetzung, berücksichtigt die vorhandenen Ressourcen und schafft Transparenz im gesamten Transformationsprozess. Das Ergebnis ist ein Planungsdokument das sich flexibel anpassen und erweitern lässt und die Grundlage bildet für die fortlaufende Digitalisierung.
Mehrwert
- Die Digital Roadmap strukturiert den Transformationsprozess und bietet eine klare Orientierung für alle Beteiligten.
- Die aktive Einbindung der Mitarbeitenden sorgte für eine breite Akzeptanz und hohe Identifikation mit der Digitalisierungsvision.
- Die Optimierung der IT-Infrastruktur und die Reduktion von Insellösungen führten zu effizienteren Arbeitsabläufen und einer besseren Ressourcennutzung.
- Die Organisation ist durch die entwickelte Strategie gut gerüstet, um auf zukünftige Herausforderungen flexibel und nachhaltig zu reagieren.
- Mit der Verankerung der Digitalisierung als kontinuierlichem Prozess wird eine fortlaufende Weiterentwicklung der Organisation gewährleistet.
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Das Projekt wurde umgesetzt von Dr. Nora Pähler vor der Holte, Associate Partner und Jonas Salzer, alumni