Kontext
Die Staatlichen Museen zu Berlin nutzen ein zentrales Planungs-, Termin- und Raumbuchungs-System. Es ist ein vielseitiges System, das auch als Editor fungiert, zum Content-Management genutzt wird und Informationen für verschiedene Zwecke bereitstellt, wie beispielsweise für die Website, für das Besuchermanagementsystem und digitale Medienwände. Das System bietet Schnittstellen zu anderer Software sowie externen Nutzenden und ermöglicht somit eine zentralisierte Dateneingabe und -verteilung. Das eigens für die Staatlichen Museen zu Berlin entwickelte System wird von vielen Personen aus diversen Arbeitsbereichen der Generaldirektion und der Sammlungen genutzt.
Unterschiedliche Herausforderungen führen dazu, dass das über die Jahre gewachsene System nicht mehr den aktuellen Anforderungen entspricht. Im Rahmen einer Machbarkeitsstudie hat actori den Staatlichen Museen zu Berlin aufgezeigt, wie das bestehende System abgelöst werden kann und welches Vorgehen dafür notwendig ist.
Vorgehen
Aus Analysen und Interviews hat actori die zentralen Herausforderungen herausgearbeitet, um die Dringlichkeit des Handlungsbedarfes zu bewerten. Sämtliche Schnittstellen des Systems wurden identifiziert und die vom System abgedeckten Prozesse aufgenommen. Insgesamt wurden über 170 Sollfunktionen definiert, priorisiert und konkrete Anforderungen formuliert. Dann erfolgte eine Überprüfung auf mögliche Überschneidungen mit bestehenden Systemen.
Da zum Untersuchungszeitpunkt kein System alle Funktionen abdecken konnte, bestand neben der Modularisierung der Systemumgebung nur die Möglichkeit der Entwicklung eines neuen Systems oder der „Sanierung“ des Bestehenden. Für diesen Transformationsprozess wurden die Herausforderungen in eine Roadmap mit Zeitplan, Handlungsempfehlungen und Verantwortlichkeiten übersetzt. Damit die Staatlichen Museen zu Berlin für den anstehenden Transformationsprozess gerüstet sind, wurden auch Budget- und Personalfragen eruiert.
Mehrwert
- Die Untersuchung schafft durch ihren gesamthaften Überblick über die Herausforderungen im Kontext des zentralen Planungs-, Termin- und Raumbuchungssystems Transparenz und unterstützt Führungspersonen in der Entscheidungsfindung.
- Die Analysen machen deutlich, welche Funktionen an andere, bei den Staatlichen Museen zu Berlin bestehende Systeme, abgeben werden können, und für welche Funktionen eine oder mehrere neue Lösungen gefunden werden müssen.
- Die ausgearbeitete Roadmap gibt einen genauen Überblick über anstehende Aufgaben und beschleunigt nicht nur den Transformationsprozess, sie schafft auch ein Bewusstsein für die Veränderungsbedarfe und verbundenen Prozesse bei den Mitarbeitenden.
- Durch die Modularisierung können nun schrittweise Abhängigkeiten von einem individuell entwickelten System gelöst werden.
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Das Projekt wurde umgesetzt von Daniel Fetzer, Projektleitung und Jonas Salzer, Beratung.